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Oft unterschätzt –

kostenintensive Meetingkultur

Morgens zu Hause oder auf dem Weg zur Arbeit bereits die ersten Emails auf dem Handy checken, kurzes Durchatmen, die Mittagspause fällt heute nicht aus…

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Wer kennt das nicht?

Die meisten Manager und Führungskräfte kennen das Problem eines vollen Terminkalenders, den man alleine nicht mehr verwalten kann, so dass der Personal Assistant dafür verantwortlich ist, hauptsache “irgendwie” freie Zeitfenster bei Anfragen zu finden. Der Manager wird von seinem Handy gesteuert, von einer Besprechung in die nächste geführt, die Themenvielfalt dabei ist enorm. Von Statusmeetings mit der nächsthöheren Ebene, Entscheidungen über Projektbudgets, Vorstellungsgesprächen bis hin zu Mitarbeitergesprächen und (kurzfristigen) Eskalationsmeetings findet sich alles im Terminkalender wieder.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]

Ist diese oft gelebte Meetingkultur sinnvoll?

Als Teil des Ganzen empfindet man dies oft als gegeben und der Tagesablauf ist in Fleisch und Blut übergegangen. Dass hier ggf. wertvolle Zeit von hochbezahlten Führungskräften „vergeudet“ wird, findet in den meisten Fällen keine weitere Beachtung. Dabei kennen wir alle, dass Entscheidungen aus Meetings heraus oft nicht getroffen werden (können), viele Teilnehmer schlecht vorbereitet (auch aufgrund der zahlreichen Meetings) erscheinen und Besprechungen oft zur Profilierung einzelner Personen oder Bereiche genutzt, somit die Besprechung unnötig in die Länge gezogen wird.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]

Können sich Unternehmen eine teure Meetingkultur leisten?

Natürlich nicht! Dennoch wird es zumeist stillschweigend als gegeben akzeptiert und so im Unternehmen weiter „gelebt“. Andererseits verschafft es einigen Beteiligten dieses gute Gefühl, ständig gebraucht zu werden und anerkannt zu sein. Dabei lassen sich die Kosten eines Meetings aufgrund des Teilnehmerkreises und der benötigten Zeit schnell beziffern. Die Frage, ob ein Meeting einem Business Case standhält, stellt man besser nicht. Der allgemeine Wettbewerbsdruck führt zu schärferen Maßnahmen zur Einhaltung der Unternehmensziele und somit zu Einsparungen in den üblichen Bereichen: Prozesse, IT-Unterstützung, Personalkosten, um nur die wichtigsten zu nennen. Dabei liegt in der Meetingkultur ein Potenzial, dass i.d.R. vollkommen ungenutzt bleibt.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][dt_quote type=”blockquote” font_size=”normal” background=”plain” animation=”none”]

“Die meisten Angehörigen einer Branche sind auf die gleiche Weise blind – sie achten alle auf die gleichen Dinge und sind den gleichen Dingen gegenüber blind.”

Gary Hamel – Managementguru

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Lässt sich eine im Unternehmen fest etablierte Meetingkultur ändern?

Diese Frage lässt sich nicht in einem Satz beantworten. Es erfordert eine intensive Analyse des Unternehmens und der Themen, die dazu geführt haben. Z.B. entlastet eine Erweiterung der Entscheidungsfreiräume der Mitarbeiter das Management, die Rahmenbedingungen können individuell und flexibel nach Entscheidungskompetenz festgelegt werden. Zusätzlich können durch dokumentierte Prozessabläufe, gerade auch in Eskalationsfällen, viele Meetings vermieden oder zumindest stark verkürzt werden. Auch klare Regeln tragen zur Meetingkultur bei, dazu gehört, dass kein Meeting[/vc_column_text][dt_gap height=”5″][dt_vc_list style=”1″ dividers=”true”]

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Ein sich lohnender Vorteil!

Alle Beteiligten können ihre Zeit viel „produktiver“ einsetzen und sind im Wettbewerb ihren Konkurrenten einen Schritt voraus. Abläufe zu hinterfragen sollte daher ein fortlaufender und ständiger Prozess sein, so auch die Meetingkultur des eigenen Unternehmens. Da durch Betriebsblindheit viele Eigenheiten oft gar nicht mehr wahrgenommen werden, darf man an dieser Stelle gerne auch mal objektive Hilfe suchen und in Anspruch nehmen![/vc_column_text][dt_gap height=”30″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/1″][/vc_column][/vc_row]