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„Erst mal raus damit, dann sehen wir weiter!“

Outsourcing: Warum das Gras auf der anderen Seite nicht unbedingt grüner ist. Typische Fallstricke beim Geschäftsprozess-Outsourcing

Outsourcing ist nach wie vor ein Dauerbrenner. Wenige betreiben jedoch im Vorwege strategische Outsourcing Überlegungen, so dass es zu unbedachten Seiteneffekten kommt. Doch anstatt aus den Fehlern Anderer zu lernen, tappen Unternehmen immer wieder in die gleichen Fallen, mit z.T. gravierenden Folgen. Outsourcing an sich ist völlig wertneutral. Die Bandbreite reicht vom Out-Tasking einfacher manueller Tätigkeiten über Off-Shoring in Niedriglohnländer bis hin zum „Red Bull“ Modell, wo bis auf Marketing und Partnermanagement nahezu alle Prozesse von Dienstleistern ausgeführt werden. Spezialisierte Dienstleister verfügen über viel Expertise und sind oft deutlich flexibler aufgestellt als ihre Kunden. Start-Up Unternehmen handeln richtig, Outsourcingpartner von Anfang an mit einzubinden. In etablierten Branchen mit hohem Wettbewerb entsteht oft der Druck, möglichst viele „nicht zentrale“ Prozesse an externe Dienstleister abzugeben, allein schon um die Personalkosten von den jährlichen Tariferhöhungen abzukoppeln. In der Regel drängt hier die Zeit, denn die Personalkostenquote wird sowohl von der Tariferhöhung als auch vom Umsatzrückgang belastet. Daher wird vom Management oft die Parole ausgegeben, dass „draußen alles besser ist“.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”2/3″][vc_column_text]

„What you pay is what you get“

Der Business Case rechnet sich i.d.R. nicht so schnell wie erhofft, oder schlimmstenfalls überhaupt nicht. Den Einsparungen bei den Lohnkosten steht z.T. erheblicher Mehraufwand in der Partnersteuerung und Qualitätssicherung gegenüber. Insbesondere wenn Prozesse ins Ausland verlagert werden, kann sich dies deutlich auswirken. Wenn zeitgleich mit dem Outsourcing noch Personal abgebaut werden soll, kann es Jahre dauern, bis Abfindungen durch die Kostenvorteile wieder eingespielt sind. Man muss sich bewusst sein, dass nur noch die Tätigkeiten ausgeführt werden, die im Rahmen des Vertrages und der SLAs geregelt sind. Nicht dokumentierte Aufgaben, die von eigenen Mitarbeitern bisher erledigt wurden, fallen weg oder führen zu Mehrkosten.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]

Outsourcing-Zuschnitt und Partnerwahl

Welche Themen habe ich überhaupt und sind diese so klar abgrenzbar, wie es ein Outsourcing erfordert? Sind die Prozesse ausreichend dokumentiert? Ist ein aussagekräftiges Kennzahlensystem etabliert und gibt es ein Frühwarnsystem, das Fehlentwicklungen erkennen lässt? Wenn ganze Unternehmensbereiche im Fokus einer Auslagerung stehen kommt der Entscheidung, welche Funktionen und Mitarbeiter betroffen sind, ein hoher Stellenwert zu. Nicht selten wird nach Organigramm festgelegt, welche Bereiche nach „draußen“ gehen sollen. Schlimmstenfalls kommt es hier dazu, dass unerkannt wichtiges Know-how verloren geht.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]Wenn in erster Linie der günstige Preis ausschlaggebend für die Wahl des Dienstleisters gewesen ist, wird dieser unmittelbar beginnen, seine eigene Kostenstruktur zu optimieren. Eine weitere Verlagerung an günstigere Standorte oder die Nutzung minder geeigneter Ressourcen ist die Folge. Bessere Voraussetzungen schafft eine Partnerschaft, die für beide Seiten wirtschaftlich tragfähig ist.

[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][/vc_column][vc_column width=”1/3″][vc_single_image image=”2031″ border_color=”grey” img_link_large=”yes” img_link_target=”_self” img_size=”large”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/1″][vc_column_text]

Fehler fallen erst im Nachhinein auf

Oftmals finden derartige Überlegungen allenfalls in der Retrospektive statt. Häufiger ist es aber, dass es zu schleichenden Qualitätseinbußen und Know-how-Verlusten kommt. Da sich die erwartete (und budgetierte) Entlastung der Kostenstelle nicht einstellt, wird nun die nächste Outsourcing-Stufe gezündet. [/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]Um sich nicht in einer solchen Outsourcingspirale wieder zu finden und damit das Outsourcing nicht zum Fiasko wird, sollten Sie sich im Vorfeld die Mühe machen, eine detaillierte und langfristig ausgelegte Strategie zu entwickeln. Wichtig ist die eigenen Prozesse „von der Pike auf“ zu kennen. Der Business Case sollte in jedem Fall konservativ gerechnet werden und nicht politisch „schön gerechnet“ werden. Die Beziehung zu externen Dienstleistern sollte als „Win-Win“ Partnerschaft ausgelegt werden, wobei das Vermeiden zu großer Abhängigkeit in vielen Fällen einer Gratwanderung gleichkommt.[/vc_column_text][dt_gap height=”10″][vc_column_text]Das Gras kann tatsächlich grüner sein, wenn kompetente externe Partner Teil einer ganzheitlichen Sourcing Strategie sind. Diese sollte aber langfristig ausgelegt sein und das aktive Steuern der Themen sollte auch über das Auslagern hinaus als Kernaufgabe verstanden werden.[/vc_column_text][dt_gap height=”30″][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/1″][/vc_column][/vc_row]